Zarządzanie czasem w pracy

Umiejętne gospodarowanie i planowanie zadań to klucz do sukcesu w wielu branżach. Zarządzanie czasem w pracy przydaje się zarówno na etapie planowania kalendarza zleceń, jak i poszczególnych zadań, będących do zrealizowania w trakcie dnia. Dzięki temu te same czynności można wykonać znacznie szybciej, a pracę skończyć mniej zmęczonym.

Jest wiele technik, które wpływają na efektywne zarządzanie czasem w pracy. Opracowane są przez naukowców zajmujących się takimi dyscyplinami jak psychologia, zarządzanie, socjologia. Oto krótki przegląd jednych z najpopularniejszych metod. Być może niektóre ich aspekty uda się wykorzystać w realiach pracy w Twojej branży?

Zasada 70/30

Polega ona na tym, by zawsze zostawiać sobie margines. Powinno się planować jedynie 70% czasu pracy, a pozostałą część pozostawić na dodatkowe zadania lub ewentualne opóźnienia. 30% można wykorzystać na bieżące zarządzanie czasem w pracy.

Zasada Pareto (80/20)

Mówi ona, że 20% działań daje aż 80% wyników naszej pracy. Co za tym idzie, nie powinniśmy skupiać się w równym stopniu na wszystkich obowiązkach. Warto zastanowić się, na czym nam szczególnie zależy i które działania za to odpowiadają. Skupiając się na najważniejszej części zadań (20%) sprawić możemy, że 80% celów będziemy mieli w kieszeni. A jeśli starczy czasu – zajmiemy się resztą.

Metoda ABC

Polega ona na ocenie wartości danych zadań i podziale na trzy grupy.

W grupie A znajdą się czynności najważniejsze, które realizują strategiczne cele. Jest ich około 20%, a ich zrealizowanie stanowi ok. 80% wyników.

Grupa B to zadania, które są ważne, lecz nie kluczowe. Można je zlecić komuś innemu, pod warunkiem kontrolowania prac nad nimi.

W grupie C znajdą się natomiast rzeczy najmniej ważne. Bez problemu mogą, a nawet powinny być odłożone w czasie, przynajmniej do momentu załatwienia wszystkich spraw z grup A i B.

Uświadomienie sobie wagi poszczególnych zadań sprawia, że automatycznie szeregujemy je tak, by najmniej istotne zadania nie odciągały nas od najważniejszych.

Matryca priorytetów Eisenhowera

Były prezydent USA Dwight Eisenhower miał swój własny sposób na zarządzanie czasem w pracy. W jego koncepcji to, co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne, rzadko bywa ważne. Dlatego podzielił zasady na 4 części:

  1. Sprawy ważne i pilne – czynności, które musimy wykonać natychmiast, by uniknąć groźnych konsekwencji, nierzadko są trudne do przewidzenia lub wynikają ze złego planowania czasu wcześniej.
  2. Sprawy ważne i niepilne – to rzeczy, które są ważne, lecz można je rozłożyć w czasie. Da się je przewidzieć, a ich wykonanie wymaga od nas systematyczności.
  3. Sprawy nieważne i pilne – to wszystkie czynności, których termin realizacji mija wkrótce, lecz ich niewykonanie nie spowoduje bolesnych konsekwencji. Powinno się je wykonywać w drugiej kolejności lub zlecać innym.
  4. Sprawy nieważne i niepilne – jak sama nazwa wskazuje – są to wszystkie mało istotne sprawy, które zabierają dużo czasu i przeszkadzają w realizacji zadań ważnych i pilnych. Powinno się dążyć do pozbycia się ich.

Zarządzanie czasem w pracy

Odpowiednie ustawienie priorytetów, a następnie kolejności działań, niezależnie od przyjętej metody, pozwala uniknąć chaosu i sprawić, że po wykonaniu zadania automatycznie będziesz wiedzieć, co musisz zrobić w następnej kolejności. Czy uważasz, że takie któraś z wyżej opisanych technik nadaje się do zastosowania w całości lub w części w Twojej branży? Daj znać w komentarzu, co o tym myślisz!