Organizacja eventów

Firmy świetnie zdają sobie sprawę z konieczności organizacji eventów. To bardzo skuteczne narzędzie promocji oraz doskonała okazja do komunikacji – z klientem, z branżą, z pracownikami – jak również do budowania z nimi relacji. Wyzwaniem jest zorganizowanie eventu, który zrealizuje założone cele, np. marketingowe, wizerunkowe, sprzedażowe, a także wzbudzi emocje i zostanie w pamięci. Organizacja imprez to inwestycja, która powinna przynieść wymierne korzyści – nie chwilowe, lecz długofalowe.

Jaki jest zakres prac firmy organizującej event?

Organizacja eventów jest pracochłonna i czasochłonna. Tutaj nie ma miejsca na pomyłki, warto więc zlecić to sprawdzonym profesjonalistom. Agencja eventowa zadba o kompleksową obsługę każdego wydarzenia, zgodnie z założonym wcześniej harmonogramem oraz oczekiwaniami klienta. Zorganizuje imprezy firmowe, integracyjne, szkolenia, konferencje, prezentacje marki, nowego produktu czy usługi, bankiety, targi – zarówno kameralne, jak i wielkie, na setki bądź tysiące gości. Event manager zapewni również odpowiednią promocję wydarzenia oraz skontaktuje się z mediami.

W ramach współpracy przy organizacji eventu agencja zajmie się każdym detalem oraz dopilnowaniem, by wszystko szło zgodnie z planem. Do jej zadań należy odpowiedzialność za obsługę wydarzenia wraz z hostessami, wybór miejsca, scenografii i oprawy wizualnej. Zapewni też potrzebny sprzęt sceniczny, projektory, rzutniki itp.

Szczegółowy zakres działań firmy eventowej podczas organizacji wydarzenia jest dopasowywany indywidualnie do każdego zlecenia, by jak najlepiej spełnić oczekiwania klienta.

Organizacja eventów firmowych

Każda firma, bez względu na wielkość czy branżę, organizuje eventy. Mogą one mieć różne podłoże - rocznica, integracja, eventy dla klientów, pokazy prasowe, konferencje, szkolenia czy onboarding nowych pracowników. Każdy z wymienionych rodzajów eventów firmowych ma swój odrębny cel, który musi zostać uwzględniony podczas planowania i organizowania wydarzenia. Wyspecjalizowane firmy eventowe potrafią zadbać o każdy szczegół takiej imprezy, świadcząc kompleksową obsługę, obejmującą wszystkie zadania do wykonania. Od koncepcji i pomysłu, przez logistykę, aż po czuwanie nad przebiegiem wydarzenia. Dowiedz się więcej o organizowaniu imprez firmowych.

Impreza firmowa to doskonały pomysł na integrację z pracownikami. Udowodniono już wielokrotnie, że morale w takich sytuacjach wzrasta, co przekłada się na nastrój pracowników i efektywność pracy.

Organizacja eventów okolicznościowych

Ślub, urodziny, jubileusz - to tylko niektóre przykłady tzw. imprez okolicznościowych. Organizowane są one zazwyczaj dla rodziny i przyjaciół i mają istotne znaczenie w życiu. Są to okazje, które chcemy zwykle należycie uczcić, dlatego też mocno zależy nam na tym, aby były wyjątkowe, a zaproszeni gościa świetnie się bawili. Dawniej takie imprezy okolicznościowe były organizowane w domach na własną rękę. Czasy się jednak zmieniły, a wraz z nimi sposób świętowania ważnych wydarzeń. Coraz więcej ludzi zleca ich organizację specjalistom, oszczędzając tym samym swój czas. Sprawdź, jak zlecić organizację imprez okolicznościowych, aby mieć gwarancję niezapomnianej zabawy.

Organizacja ślubu i wesela

Jednym z najchętniej organizowanych tego typu wydarzeń jest wesele. Jak wiemy, ślub to wyjątkowe wydarzenie, a w naszej kulturze związane dodatkowo z huczną zabawą. Zaprasza się wtedy całą swoją rodzinę oraz najbliższych przyjaciół, aby w ich towarzystwie przeżyć ten wyjątkowy moment. Oczekiwania i potrzeby sprawiają, że zorganizowanie ślubu jest nie lada wyczynem i logistycznym wyzwaniem.

Oto najważniejsze elementy, o które należy zadbać przy organizacji wesela.

Muzyka

Każdy wie, że muzyka jest jednym z najważniejszych elementów wesela. Niezwykle mocno oddziałuje na klimat uroczystości, a dobrze dobrani wodzireje zapewniają zaangażowanie i dobrą zabawę gości. Jeśli chodzi o muzykę, to pary młode muszą podjąć decyzję, czy wolą zatrudnić zespół weselny czy DJ na wesele.

Fotograf ślubny

Wesele i ślub powinny być niezapomniane. Czy jest lepszy sposób na uwiecznienie tego dnia niż zdjęcia? Dobry fotograf to podstawa każdego wesela. Piękne zdjęcia to wspaniała pamiątka, która zostanie z parą młodą już na zawsze. Dla wielu osób niemniej ważny jest film z wesela. Chociaż czasy się zmieniły, a wraz z nimi trendy i mało kto kręci już kilkugodzinne ujęcia tańczących gości, to wideofilmowanie cieszy się nadal ogromną popularnością. Dowiedz się, jak zadbać o odpowiednią fotografię ślubną.

Druk zaproszeń

Wesele nie może się udać, jeśli nie będzie na nim najbliższych parze młodej osób. Wysyłanie zaproszeń to przyjemna chwila dla przyszłych małżonków. Mogą oni w końcu oficjalnie zaprosić bliskich na najważniejszy dzień swojego życia. Dlatego właśnie tak dużą wagę przykłada się do przygotowania odpowiednich zaproszeń. Przeczytaj więcej o druku zaproszeń.

Animator dla dzieci

Mówi się, że wesele to impreza głównie dla dorosłych. Jest w tym cień prawdy, dlatego też w ostatnich latach dużą popularnością cieszą się usługi wyspecjalizowanych osób, które pojawiają się na wesele po to, aby umilić czas najmłodszym gościom. O tym, dlaczego warto wybrać dobrego animatora dla dzieci dowiesz się tutaj.

Tort weselny

Jednym z kluczowych momentów wesela jest krojenie tortu. To symboliczny moment dla pary młodej, która częstuje gości najważniejszą słodką przekąską w czasie wesela. Zwykle pierwszy kawałek kroi się razem. Torty weselne potrafią przybierać najróżniejsze formy - od klasycznych, przez piętrowe, po bardzo lekkie tzw. torty nagie. Dowiedz się, jaki wybrać tort na wesele.

Auto do ślubu

Przyjazd pary młodej na miejsce ślubu to podniosła chwila. W końcu mówimy o pojawieniu się głównych gwiazd ceremonii. Warto zatem zadbać, aby przyjechać wyjątkowym pojazdem. Popularnością cieszą się samochody retro, sportowe czy limuzyny. O tym, jakie auto do ślubu wybrać, powinna zdecydować para młoda, biorąc pod uwagę swoje preferencje oraz styl uroczystości.

Dlaczego warto zatrudnić agencję eventową?

Wynajmując agencję eventową, nie ma potrzeby zamartwiania się o kwestie dotyczące przygotowywania wydarzenia oraz jego zarządzania. Wszystkim od A do Z zajmie się event manager. Pozwala to klientowi zaoszczędzić mnóstwo czasu, zwłaszcza że doświadczone przy organizowaniu imprez agencje wiedzą co i jak zrobić, by event przebiegał odpowiednio oraz przyniósł zamierzony efekt.

Dodatkowo firma eventowa przez cały czas trwania wydarzenia będzie reagować na ewentualne nieprawidłowości. Klient zupełnie nie musi się tym przejmować.

Ile kosztuje organizacja eventu?

Z usług agencji eventowej zajmującej się organizacją imprez różnego typu mogą skorzystać firmy, instytucje oraz osoby indywidualne. Wszystkie ustalenia, szczegółowy zakres prac i wymagań są ściśle dopasowane do potrzeb i oczekiwań klienta oraz do budżetu, jakim dysponuje.

Trudno określić cennik firmy eventowej, gdyż nie ma dwóch takich samych zleceń, odbywających się w tym samym miejscu, z tą samą liczbą gości, podwykonawców, obsługi i z tymi samymi atrakcjami. Szacuje się, że agencja eventowa pobiera wynagrodzenie rzędu od 10 do 15% kosztów od zleconych jej usług – a te, jak wiadomo, są różne. Można wynająć salę ze sprzętem oraz bufetem kawowym na konferencję za 45 zł, jak i za 180 zł od osoby, nie mówiąc już o zdecydowanym wzroście tej ceny przy organizacji eventów w prestiżowym miejscu w centrum miasta. Podobnie jest z innymi atrakcjami – występ artysty może kosztować 3000 zł albo nawet 20000 zł.