Organizacja imprez firmowych

Firmy działające na rynku, bez względu na to, czy chodzi o małe przedsiębiorstwa, czy o giganty branży, urządzają różnego rodzaju imprezy. Mowa tutaj na przykład o organizacji imprez integracyjnych czy plenerowych piknikach dla rodzin pracowników. Powody mogą być różne – świętowanie ważnych jubileuszy, integracja nowych pracowników, przyjęcia świąteczne, bankiet po konferencji, promocja nowego produktu bądź usługi.

Impreza firmowa lub wyjazdy integracyjne – czy to dobry pomysł?

Impreza firmowa to jeden z głównych rodzajów usług, które świadczą firmy zajmujące się organizowaniem eventów. Choć same powody organizacji imprezy firmowej są różne, to jednak głównym celem takiego przedsięwzięcia jest spotkanie w szerszym gronie poza godzinami pracy. Często tym, co najbardziej przyświeca organizatorom, jest coroczna integracja firmowa. Wydarzenie może odbywać się częściej, jednak minimum to jedna impreza firmowa rocznie.

Celami pośrednimi organizacji wyjazdów integracyjnych lub spotkań firmowych jest:

• docenienie i nagrodzenie pracowników,
• zintegrowanie się,
• działania PR-owe,
• zbudowanie coraz lepszych zespołów,
• wykreowanie nowych liderów,
• wprowadzenie nowych pracowników do społeczności,
• redukcja stresu i dystansu,
• pokazanie, że firma również może zapewnić zabawę, a nie tylko pracę.

Impreza firmowa to zatem świetny pomysł w każdej sytuacji. Morale pracowników wzrastają, często podnosi się też motywacja, atmosfera wśród koleżanek i kolegów się oczyszcza, nawiązują się nowe przyjaźnie i lepsze relacje.

Organizacja imprezy firmowej wiąże się jednak z dużą odpowiedzialnością. Nawet przy nielicznych zespołach takie wyjścia czy wyjazdy integracyjne wymagają:

• ustalenia budżetu eventowego,
• znalezienia i rezerwacji miejsca na firmowe wydarzenie,
• logistycznego zaplanowania dojazdu do określonej lokalizacji,
• oszacowania ilości jedzenia i picia,
• wymyślenia i zapewnienia dodatkowych atrakcji (np. gier integracyjnych),
• wynajęcia sprzętu,
• wybrania i zatrudnienia oprawy muzycznej,
• zaplanowania ewentualnych noclegów,
• dbałości o bezpieczeństwo wszystkich uczestników imprezy firmowej.

To tylko kilka punktów, które są na głowie organizatora imprezy integracyjnej. Nawet będąc osobą na co dzień zarządzającą biurem czy firmą, czasami po prostu ciężko trafić w gust każdego pracownika.

Eventy firmowe – organizację powierz profesjonalistom

Bez względu na to, czy impreza firmowa miałaby być zorganizowana w mniejszym, czy większym przedsiębiorstwie, warto zdać się na sprawdzonych ekspertów i to im powierzyć kompleksową obsługę danego wydarzenia. Eventy firmowe to nie przykry obowiązek, ale inwestycja, która powinna przynieść wymierne korzyści. Dzięki organizacji imprez integracyjnych czy świętowaniu sukcesu bądź jubileuszu w gronie pracowników buduje się zgrany zespół, wzmacnia wzajemne relacje, zwiększa się motywację do pracy oraz pozwala czuć się docenionym.

Dobrze zorganizowane eventy dla firm mogą poprawić komunikację w zespole, w skuteczny sposób podnieść motywację aktualnych pracowników, a nawet sprawić, że przedsiębiorstwo stanie się jeszcze bardziej atrakcyjne dla potencjalnych pracowników.

Najlepszym rozwiązaniem, by wszystko było zgodne z założeniami, oczekiwaniami oraz wyliczonym budżetem, jest powierzenie zadania profesjonalnemu organizatorowi imprez firmowych, którego doświadczenie, kreatywność oraz umiejętność szybkiego i właściwego reagowania są na wagę złota. Nikt przecież nie chce bawić się na nudnym przyjęciu bądź naprawiać nieprzewidzianych wcześniej problemów. Impreza integracyjna dla pracowników, która jest organizowana przez doświadczonych profesjonalistów, odciąża również zarządzających firmą, office managerów, leaderów i inne osoby, na które miałaby spaść odpowiedzialność zaplanowania i realizacji takiego wydarzenia.

Warto również mieć świadomość, że o ile jeszcze przyjęcie na kilka, kilkanaście osób da się w mniej lub bardziej udany sposób zorganizować samodzielnie, to już większe eventy są bez dwóch zdań idealnym zadaniem dla organizatora imprez firmowych.

Profesjonalna organizacja imprez integracyjnych sprawia, że to właśnie fachowiec zajmuje się:

• całym planem działania,
• rezerwacją odpowiedniej przestrzeni, również niestandardowych miejsc przy organizacji imprez plenerowych,
• tematyką wydarzenia,
• spójną oprawą wizualną i muzyczną,
• zamówieniem cateringu, ewentualnego noclegu,
• wymyśli atrakcje na imprezę firmową.

Zalety współpracy z profesjonalnym organizatorem imprez firmowych

Współpraca ze specjalistami w zakresie organizacji imprez firmowych pozwoli przedsiębiorstwom zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz energii, a także pieniędzy. Biorąc to wyzwanie we własne, niedoświadczone ręce, trzeba mieć na uwadze, że mogą zdarzyć się niespodziewane koszty, usterki, coś będzie trzeba dokupić, czegoś zabraknie.

Imprezy dla firm organizowane przez specjalistów często mają już ustalony sprawdzony scenariusz, ale zdarza się tak, że są od podstaw tworzone pod konkretne przedsiębiorstwo. Stworzone przez agencję lub fachowca spersonalizowane wyjazdy integracyjne dla firm nie tylko gwarantują dobrą zabawę, ale są spójne z duchem, polityką oraz misją przedsiębiorstwa.

Profesjonalni organizatorzy eventów firmowych doskonale znają się na swoim fachu, potrafią przewidzieć wiele rzeczy i szybko reagować na kryzysowe sytuacje. Do tego oczywiście są w stanie zorganizować imprezę od początku do końca wedle oczekiwań firmy. Dużym atutem zlecenia usługi ekspertom w tej dziedzinie jest ścisłe trzymanie się założonego budżetu oraz znajomości w branży, które pozwalają np. na zamówienie sprawdzonego zespołu muzycznego w lepszej cenie.

Podsumowując, organizacja wyjazdów integracyjnych przez specjalistów to:

• oszczędność czasu, energii i stresu,
• przemyślany plan i realizacja,
• odpowiedzialność po stronie organizatorów,
• spójność z wartościami reprezentowanymi przez firmę,
• możliwość organizacji wyjazdu firmowego według określonego scenariusza lub stworzenia wydarzenia „na miarę”,
• sieć kontaktów, która ułatwia współpracę z innymi specjalistami, np. od oświetlenia, muzyki, konferansjerki, cateringu itd.

Atrakcje na imprezy firmowe

Wyjazdy integracyjne dla firm nie są tylko okazją do spotkania i wspólnej zabawy, ale również do zrobienia czegoś, czego w życiu się nie próbowało, nie widziało czy nie miało okazji w czymś uczestniczyć. Nie zawsze da się trafić w gust i oczekiwania każdego uczestnika, ale większość atrakcji na imprezy firmowe jest na tyle uniwersalnych, że powinny cieszyć wszystkich.

Zabawa i pomoc w jednym

Częstą praktyką na integracjach lub eventach firmowych jest połączenie dobrej zabawy z elementami charytatywności, wolontariatu czy innych form dobroczynności. Przykładem może być skręcanie rowerów dziecięcych i przekazanie je do Domu Dziecka, zajęcia rękodzielnicze, których efekty trafiają później na aukcje charytatywne, konstruowanie i budowa bud dla zwierząt ze schronisk, tworzenie domków dla ptaków itd.

W całej akcji nie chodzi wyłącznie o CSR, ale o rozbudzenie w uczestnikach chęci pomocy i realnego przyczynienia się do tego. Przy okazji pracownicy integrują się i dobrze bawią.

Gra miejska

Sprawdzian na orientację, współpraca zespołowa, elementy zdrowej konkurencji, a dodatkowo możliwość zwiedzenia konkretnego miasta. To właśnie pomysł na atrakcję na imprezie firmowej organizowanej na przykład w tym samym mieście, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorstwa. Uczestników dzieli się na kilkuosobowe grupy, które mogą się zintegrować i „pracować” pod presją czasu oraz konkurencji.

Wyjazdy tematyczne

Świetnym pomysłem na wyjazdy integracyjne dla firm jest organizacja imprez tematycznych w konkretnej lokalizacji. Wydarzenie w stylu angielskim, bajkowym, a może z inspiracjami wprost z Dzikiego Zachodu? Pomysłów jest mnóstwo, a organizator imprez firmowych może doradzić lub stworzyć wydarzenie idealnie pod specyfikę branży czy oczekiwań przedsiębiorstwa.

Inne pomysły na atrakcje na imprezie integracyjnej:

• Escape room;
• Warsztaty kulinarne lub pokazy barmańskie,
• Zajęcia sportowe i rekreacyjne z elementami rywalizacji: przeciąganie liny, jeżdżenie na monocyklu, paintball, kręgle;
• Występ komika, stand-upera, wokalisty, instrumentalisty lub inna forma pokazu artystycznego,
• Sesja jogi;
• Pokaz ognia.

Ile kosztuje zorganizowanie imprezy firmowej?

Tak jak w przypadku każdego wydarzenia, tak i również podczas organizacji imprez firmowych trzeba wiedzieć, że nie ma jasno określonego cennika. Wszystko jest zależne od rodzaju eventu firmowego, liczby zaproszonych gości, miejsca zabawy, czasu trwania, atrakcji, dekoracji. Trzeba też zastanowić się, czy podczas przyjęcia gwoździem programu będzie występ artysty albo iluzjonisty, czy będzie fotobudka i tym podobne atrakcje.

To wszystko wpływa na ogólny koszt organizacji imprezy firmowej. Jeśli zaś chodzi o wynagrodzenie organizatorów, to szacuje się, że wynosi ono od 10 do 15% kosztów od zleconych jej usług.

Eventy firmowe mogą kosztować od 1000 zł do nawet 50 000 zł. Średni koszt za osobę na imprezę firmową wynosi od 200 zł do 500 zł.

Wybrany event firmowy i atrakcje – koszt:

• Fotobudka: 500-1000 zł
• Warsztaty kulinarne: od 200 zł za osobę
• Wynajęcie DJ-a: 1000-5000 zł
• Nocleg w ośrodku wypoczynkowym: od 150 zł za osobę

Każdy organizator imprez firmowych ustala cennik indywidualnie, więc zawsze warto zapytać o szczegółową wycenę konkretnego wydarzenia. Oczywiście, żeby taką otrzymać, trzeba również sprecyzować swoje oczekiwania.