Organizacja imprez okolicznościowych

Imprezy okolicznościowe dzielą się na trzy główne kategorie:

1. Przyjęcia rodzinne, takie jak chrzciny, komunie, zaręczyny czy wesela, jak również imieniny, impreza urodzinowa i innego rodzaju rocznice.
2. Przyjęcia oficjalne – wszelkie spotkania firmowe, konferencje, seminaria i kongresy, bankiety, gale czy wernisaże.
3. Przyjęcia koleżeńskie, czyli spotkania towarzyskie organizowane w gronie przyjaciół, wspólne świętowanie ważnych wydarzeń (np. zaliczenia egzaminu bądź awansu zawodowego).

Dawniej imprezy okolicznościowe były organizowane najczęściej w domach lub w kameralnych miejscach – na własną rękę. Czasy się zmieniły, a razem z nimi sposób świętowania ważnych wydarzeń. Warto zlecić organizację imprez okolicznościowych specjalistom ze świetnymi pomysłami oraz doskonałymi umiejętnościami planowania i zarządzania.

Impreza urodzinowa dla każdego!

Choć impreza urodzinowa to świętowanie wejścia w kolejny rok w swoim życiowym kalendarzowym, to coraz częściej odchodzi się od schematu, żeby świętować tylko wybrane lata w życiu. Kiedyś zazwyczaj organizowało się wyłącznie roczek, później 18. urodziny, ewentualnie świętowało się „oczko”, czyli 21. urodziny oraz pięćdziesiątkę. Po drodze zdarzały się imprezy z okazji chrzcin, komunii, bierzmowania, studniówki, wesela, złotych godów i innych wyjątkowych chwil. Współcześnie jednak mamy ochotę świętować każde urodziny, bez względu na wiek, wszystkie wydarzenia, nie zważając na ich rozmach oraz większe i drobniejsze sukcesy!

Właśnie dlatego każdy może zorganizować dla siebie lub kogoś bliskiego wyjątkowe urodziny, kameralne przyjęcie czy huczną imprezę. Pomysłów, atrakcji, lokalizacji oraz scenariuszy jest naprawdę sporo. Dowiedz się, jak i gdzie zorganizować urodziny oraz jakie są pomysły na imprezę urodzinową dla dziecka, nastolatka, a jakie dla dorosłych lub kilku osób. Sprawdź również, jakie są pomysły na pozostałe przyjęcia tematyczne czy imprezy okolicznościowe.

Organizacja imprez okolicznościowych

Jeszcze przed organizacją imprezy z określonej okazji, warto przemyśleć kilka kwestii, takich jak:

• data i godzina imprezy,
• miejsce,
• planowany budżet,
• liczbę gości,
• motyw przewodni,
• dekoracje,
• atrakcje,
• formę spotkania,
• catering,
• dojazd,
• ewentualny nocleg,
• dress code.

Czasami samodzielna organizacja imprez okolicznościowych okazuje się takim przedsięwzięciem, że ciężko jest zrealizować wszystkie swoje pomysły oraz marzenia. Dlatego profesjonalną pomocą w organizacji imprez okolicznościowych zajmują się fachowcy, agencje eventowe czy indywidualni konsultanci. Chodzi nie tylko o to, że mają doświadczenie w planowaniu tego typu wydarzeń, ale znają branżę i mają kontakty, dzięki czemu mogą zorganizować przyjęcie okolicznościowe w niższej cenie, w lepszym standardzie i ciekawiej, niż w przypadku samodzielnego działania.

Czym zajmuje się organizator imprez okolicznościowych?

Organizacja imprez okolicznościowych to niemałe wyzwanie. Współpracując z profesjonalistą, trzeba nastawić się na dłuższą rozmowę i wiele pytań o wizję wydarzenia, liczbę gości, ewentualny kolor bądź motyw przewodni. Taki wywiad ma na celu uzyskanie jak największej ilości informacji, by potem organizator imprezy mógł przekuć marzenia i oczekiwania w rzeczywistość.

Wystarczy zatem spotkać się i przedstawić swoje potrzeby odnośnie imprezy, a specjalista podpowie, co i jak należy zrobić oraz zajmie się kompleksową obsługą wydarzenia. Dodatkowo zadba o ciekawe atrakcje dla gości i całą oprawę eventu.

W sytuacji roczku, osiemnastki, „oczka” lub świętowania innego wieku – organizator urodzin z pewnością zapyta o główne zainteresowania jubilata bądź solenizanta. Czasami to właśnie pasje czy zawód wyznaczają główny kierunek w planowaniu tego wydarzenia. Pomysły na urodziny mogą wynikać również z innych ulubionych rzeczy, np. filmu, bajki, koloru, marki samochodu, stylu w sztuce, kuchni, kraju itd.

Pomysł na urodziny fana Krainy Lodu? Motyw przewodni jest oczywisty! Niebiesko-biały wystrój, lód, śnieg, muffiny w kształcie bałwanka, eleganckie balowe stroje, krystaliczny zamek… Organizacja imprezy okolicznościowej z okazji awansu na redaktora? Koncepcji jest od groma: od tortu w kształcie otwartej księgi z piórem, przez wystrój z grafikami klawiatury, kartek papieru, mikrofonu, dyktafonu, kamery, po zatrudnienie fotografa, który będzie robił za paparazzi… Wyjątkowe urodziny-niespodzianka dla miłośnika stylu z lat 20.? Pióra, perły, lufki, cygaretki, ozdobne rękawiczki, kabaretki i szampan czekają!

To tylko niektóre pomysły na urodziny, tematyczne imprezy, wydarzenia okolicznościowe i przyjęcia… bez okazji!

Wymarzone urodziny dla dziecka? Zleć to specjalistom!

Organizacja urodzin dla dzieci wiąże się z masą obowiązków. W tym ważnym dniu rodzice powinni poświęcić czas dziecku oraz wspólnemu świętowaniu. Dobrze zatem zlecić organizację urodzin dla dziecka zawodowcom. Imprezy urodzinowe przygotowywane przez animatorów oraz specjalistów odciążają rodziców i opiekunów od stresu oraz odpowiedzialności za organizację tak ważnego przyjęcia okolicznościowego.

Obecnie już nawet pierwsza impreza urodzinowa maluszka jest organizowana w restauracji. Wynajęcie profesjonalnego organizatora imprez okolicznościowych gwarantuje spełnienie wizji bajkowego przyjęcia. Przygotuje on plan działania, zarezerwuje lokal, zadba o dekoracje, zaproszenie oraz usadzenie gości, menu, atrakcje i oprawę muzyczną. Można mieć pewność, że organizacja urodzin dla dzieci przebiegnie sprawnie i bez komplikacji.

Jak zorganizować 18?

Do organizacji osiemnastki najlepiej wynająć lub poprosić o pomoc doświadczoną osobę. Należy zadbać o miejsce, datę, zaproszenia, tort, oprawę muzyczną, napoje i jedzenie oraz szczegóły, o których często się zapomina, takie jak np. rozsadzenie gości, zapewnienie dojazdu, miejsc parkingowych lub noclegu.

Warto zatem powierzyć specjalistom organizację 18. urodzin – te wyjątkowe urodziny obchodzone są niezwykle hucznie i z przytupem, najczęściej w większym lokalu czy klubie. Dobrze jest postawić na doświadczenie organizatora i głowę pełną świetnych pomysłów, by wspomnienia z imprezy zostały w pamięci na długo.

To, jak zorganizować 18. urodziny sobie, komuś bliskiemu lub własnemu dziecku, żeby spełnić wszystkie marzenia i zmieścić się w budżecie, bez pomocy profesjonalisty jest praktycznie niemożliwe! To właśnie konsultant, przedstawiciel firmy eventowej lub inna doświadczona osoba będzie mogła doradzić, jakie są aktualnie trendy wśród osób wkraczających w dorosłość, czego oczekuje młodzież, jakiej muzyki się słucha, w jaki sposób zadbać o bezpieczeństwo młodych imprezowiczów oraz jak zorganizować 18., żeby wszyscy, a przede wszystkim główny zainteresowany, byli zadowoleni.

Gdzie zorganizować urodziny: dom, lokal, plener lub…?

Pomysły na to, jak i gdzie zorganizować urodziny, są w głównej mierze uzależnione od charakteru solenizanta lub jubilata, jego wieku, zainteresowań bądź marzeń. Jeżeli główny bohater tego wyjątkowego dnia od zawsze gra w piłkę nożną, przyjęcie urodzinowe można zorganizować nawet na boisku.

Impreza urodzinowa w domu

Idealne rozwiązanie dla osób, które chcą być na miejscu i mieć wszystko pod ręką. Często organizacja urodzin dla dzieci odbywa się właśnie w miejscu zamieszkania i nie zawsze z powodów ekonomicznych. Dla małego dziecka wyjątkowe urodziny to takie, które spędza w bezpiecznym, znanym miejscu, z osobami, które kocha. To komfortowe rozwiązanie nie tylko dla samego małego jubilata czy solenizanta, ale również dla jego rodziców. W każdym momencie wydarzenia rodzice mogą w zacisznym i wygodnym miejscu nakarmić malucha czy zapewnić mu drzemkę.

Jak zorganizować urodziny w domu dla osoby dorosłej? Na pierwszą myśl przychodzi klasyczna domówka. Jednak nie trzeba ograniczać się do podawania napojów i przekąsek. Atrakcje na urodziny w domu wcale nie muszą być standardowe: można zorganizować pokaz barmański, karaoke, domowe kasyno, quiz, zatrudnić artystę scenicznego.

Dom to również świetne miejsce na organizację urodzin-niespodzianki. Niczego niespodziewający główny bohater wieczoru wraca do domu, a tam czekają na niego najbliżsi, zaskakując go głośnymi okrzykami i wyśpiewaniem „Sto lat”.

Organizacja urodzin dla dorosłych lub dzieci w domu również może być zrealizowana z pomocą profesjonalisty. To z pewnością zwiększa szansę na powodzenie całej imprezowej operacji!

Organizacja przyjęć okolicznościowych w lokalu

Decydując się na organizację przyjęcia okolicznościowego w konkretnym pubie, restauracji lub barze, trzeba przede wszystkim zadbać o rezerwację stolika, loży lub innego miejsca, w którym będą mogli zgromadzić się zaproszeni goście. Warto wcześniej zapytać właścicieli lub obsługę lokalu, czy w ramach tych wyjątkowych urodzin można spodziewać się równie wyjątkowego traktowania, tj. specjalnych pakietów imprezowych, wspólnego rachunku na barze, podania własnego tortu itd.

Pomysł na urodziny: plener!

Ogród to najczęściej wybierane miejsce plenerowe na organizację urodzin dla dzieci oraz dorosłych. Kontakt z przyrodą, świeże powietrze, a do tego brak ryzyka uszkodzenia czy pobrudzenia wnętrza domu to zdecydowanie świetny pomysł na urodziny. Takie przyjęcie okolicznościowe jest jednak zawsze uzależnione od pogody. Zawsze warto wynająć namiot imprezowy lub zorganizować inną formę zadaszenia, gdyby warunki pogodowe uległy pogorszeniu.

Jednak oprócz ogrodu są jeszcze inne miejsca plenerowe, gdzie można zorganizować urodziny. Te, związane z naturą, to: łąka (np. piknik) lub ośrodek agroturystyczny nad jeziorem (można zrobić ognisko). Dobry pomysł na imprezę urodzinową na świeżym powietrzu to również przyjęcie na jachcie lub statku, paintball, chodzenie po rozżarzonym ogniu, a dla dzieci dmuchany zamek, trampolina, gry plenerowe i inne.

Świetne atrakcje na urodziny związane z konkretną lokalizacją wydarzenia to na przykład:

• impreza w aquaparku,
• urodziny w parku trampolin,
• przyjęcie w parku rozrywki,
• urodziny w SPA,
• wspólny wypad do kina.

Impreza okolicznościowa – cennik

Cennik organizacji imprez okolicznościowych z pomocą profesjonalisty jest uzależniony od wielu czynników. Przede wszystkim w grę wchodzi koszt wynajmu miejsca, dekoracji, liczby gości czy wybranego menu.

Przykładowo, jeśli chodzi o organizację urodzin dla dziecka w centrum zabaw, to na rynku dostępne są różne pakiety. Średnia cena waha się w granicach 40-50 zł na osobę, choć zdarzają się oferty droższe – 70 zł na jedno dziecko. Często podczas organizacji imprez dla dzieci jest wynajmowany animator. W tym przypadku cena najczęściej zaczyna się od 300 zł.